راهنمای کار با سامانه مدیریت پروژه زرافه

ثبت نام در زرافه بسیار ساده است. کافی است پس از پرکردن فرم سفارش و انتخاب نوع بسته و پرداخت مبلغ، منتظر بمانید تا وارد سامانه مدیریت محتوای زرافه شوید. برای دریافت اطلاعات و راهنمایی بیشتر با کارشناسان پشتیبانی ما تماس بگیرید.

*******

 پس از ثبت نام بر اساس اطلاعاتی که از طریق ایمیل برایتان ارسال شده، وارد حساب خود در سامانه مدیریت پروژه زرافه شوید.

پس از ثبت‌نام و ورود به سامانه، میز کار شما نمایش داده خواهد شد. در این صفحه، همه پروژه‌هایی که به آن‌ها دسترسی دارید، تقویم، پیغام و فعالیت‌ها را خواهید دید.

 

 

توجه: میز کار شما در هر قسمت سامانه از طریق لینک زیر قابل دسترس است.

 

 

 

مدیریت پروژه‌ها

 برای ایجاد پروژه جدید، مطابق شکل زیر بر روی لینک افزودن پروژه کلیک کنید.

 

 

 

در این قسمت اطلاعات پروژه مانند نام پروژه، تاریخ سررسید، مشتری و اعضای آن را وارد کنید و دکمه افزودن را کلیک کنید.

  • تذکر مهم: پس از درج پروژه تنها کاربرانی که در قسمت اعضا انتخاب شده‌اند، امکان دسترسی به آن را دارند.

 ویرایش و حذف پروژه

شما می‌توانید در صورت نیاز، پروژه مورد نظر خود را مانند تصویر زیر ویرایش / حذف نمایید.

 

داشبورد پروژه

داشبورد پروژه نشان‌دهنده چهار بخش فعالیت‌ها، تقویم، تایم شیت پروژه و گزارش عملکرد است.

 

تقویم

 

در این قسمت روزهای ماه جاری نشان داده می‌شود. درصورتی که فعالیتی برای آن درج شده باشد با این علامت مشخص می‌شود که با کلیک بر آن می‌توان جزییات را (مطابق شکل زیر) مشاهده نمود.

 

تایم شیت پروژه

در این قسمت کاربران می‌توانند ساعات کاری مرتبط با یک فعالیت را در یک روز مشخص (روز شروع) تعیین نمایند.

 

 

مدیریت اهداف

در اینجا می‌توانید اهداف متناظر با پروژه را وارد نمایید. برای این کار بر لینک افزودن هدف کلیک کرده و با وارد نمودن فیلدهای نام شروع و سررسید و فشردن دکمه افزودن، هدف خود را درج نمایید.

در سامانه مدیریت پروژه زرافه، اهداف سه نوع هستند:

  1. اهداف جاری: اهدافی هستند که تاریخ سررسید آن‌ها به پایان نرسیده و یا انجام شده‌اند که شامل اهداف انجام شده نیز می‌باشد.

  2. اهداف معوقه: اهدافی که تاریخ سررسیدشان گذشته است ولی هنوز به پایان نرسیده‌اند.

  3.  اهداف آینده: اهدافی که تاریخ شروعشان بعد از امروز تعین شده است.

در صورت انجام یک هدف، مطابق شکل زیر بر آیکون کلیک نمایید تا به دسته اهداف انجام شده انتقال داده شود.

 

 

لازم به ذکر است که با کلیک روی آیکون می‌توانید اطلاعات مرتبط با هر دسته را مشاهده نمایید.

 مدیریت فعالیت‌ها

در این قسمت می‌توانید فعالیت‌های مرتبط با پروژه‌تان را دسته‌بندی (فهرست) و برای هر دسته (فهرست) فعالیت‌های متناسب با آن را درج نمایید.

 درج دسته فعالیت‌ها

جهت درج دسته (فهرست) جدید مطابق شکل زیر بر لینک افزودن فهرست فعالیت‌ها کلیک نمایید.

 

 

حذف فهرست فعالیت‌ها

جهت حذف فهرست می‌توانید مطابق شکل زیر، فهرست فعالیت موردنظرتان را حذف نمایید.

 

 

 

ویرایش و حذف فعالیت‌ها

مشابه آنچه در قسمت‌های قبلی توضیح داده شد، هر فعالیت را می‌توان ویرایش/حذف نمود (مطابق شکل زیر) و در صورت انجام فعالیت با کلیک بر لینک  فعالیت به فعالیت‌های انجام شده منتقل می‌شود.

 

 

میزان پیشرفت پروژه

نسبت تعداد فعالیت‌های انجام شده به کل فعالیت‌ها، نشان‌دهنده پیشرفت پروژه است که در داشبورد پروژه یا لیست پروژه‌ها مطابق شکل‌های زیر نمایش داده می‌شود.

 

 

میزان پیشرفت پروژه در داشبورد پروژه

 

مدیریت پیغام‌ها

 در این قسمت شما می‌توانید پیغامی را به‌تمامی اعضای پروژه و یا عضوی خاص، ارسال کنید. برای ارسال پیام جدید روی لینک افزودن پیغام کلیک نمایید.(شکل زیر)

 

دریافت‌کننده: فرد یا افرادی که می‌خواهید پیغام برای آن‌ها ارسال شود.

ضمیمه کردن فایل: در صورت نیاز می‌توانید فایلی که در قسمت فایل‌ها ایجاد شده است را ضمیمه پیغام ارسالی نمایید.

هدف: پیغام می‌تواند مرتبط با یک هدف برای اعضا یا فرد خاصی از اعضا فرستاده شود.

آگاه کردن: در صورتی که می‌خواهید پیغام از طریق ایمیل هم به کاربر ارسال شود، این قسمت کاربران را تکمیل نمایید.

اعضا می‌توانند به پیغام شما پاسخ دهند.

 انواع پیغام

پیغام شخصی: هر کاربر در این قسمت پیغام‌هایی که تنها برای آن ارسال شده است را مشاهده می‌نماید.

پیغام‌های پروژه: نشان‌دهنده پیغام‌هایی است که برای تمام اعضای پروژه ارسال شده است.

سایر امکانات مدیریت پیغام‌ها:

  • پاسخ به پیغام دریافت شده

  • گرفتن خروجی از پیغام‌ها

  • ویرایش / حذف پیغام

  • مشاهده پیغام‌های شخصی

 

 

توجه: پاسخ‌های یک پیغام در صفحه مشاهده پیغام، قابل مشاهده است. در این صفحه همچنین می‌توانید به پاسخ‌های ارسال شده پاسخ دهید.

  • نکته مهم: پاسخ به پیغام درصورت ارسال ایمیل ممکن است چند ثانیه زمان ببرد، لطفاً صبور باشید.

 مدیریت فایل‌ها

مدیریت فایل شامل دو قسمت است:

  • افزودن فایل

  • افزودن پوشه

در این قسمت می‌توان فایل‌های مورد نیاز را با سایر اعضای پروژه به اشتراک بگذارید. و در صورت نیاز با انتخاب «همه» در قسمت آگاه کردن، از طریق ایمیل، به همه اعضای پروژه اطلاع دهید.

 

مدیریت کاربران (اعضای پروژه)

این قسمت نشان دهنده کاربرانی است که به پروژه دسترسی دارند. شما می‌توانید در صورت نیاز کاربران پروژه را حذف/اضافه نمایید.

نکته مهم: حذف کاربر از پروژه تنها به معنی گرفتن امکان دسترسی کاربر از پروژه است، نه حذف کامل آن از سامانه.

 تایم شیت پروژه

این قسمت نمایش دهنده گزارشی از ساعات کاری است که هر کاربر در هر روز روی پروژه جاری فعالیت انجام داده است. شما می‌توانید گزارش را بر اساس تاریخ شروع و پایان، کاربر و فعالیت، فیلتر و از خروجی آن فایل اکسل/پی دی اف دریافت نمایید./

 

 

 نکته مهم: تنها کاربرانی که نقش آن‌ها مدیر تعریف شده است (در اینجا توضیح داده خواهد شد)، می‌توانند فعالیت‌های همه کاربران را مشاهده نمایند. سایر کاربران تنها می‌توانند گزارشی از فعالیت‌های خودشان دریافت نمایند.

 مدیریت حساب

برای تغییر یا به‌روزرسانی اطلاعات شخصی خود، می‌توانید با کلیک بر حساب من که در تصویر پایین نمایش داده شده است، وارد قسمت مدیریت حساب می‌شوید.

 

 

در این قسمت می‌توانید اطلاعات شخصی خود را ویرایش و یا عکستان را بارگذاری نمایید. برای این کار مطابق شکل زیر بر لینک ویرایش کلیک نمایید

 

 

 

توجه کنید که پس از اعمال تغییرات بر روی گزینه فرستادن که در پایین صفحه وجود دارد، کلیک نمایید تا اطلاعات را ذخیره کند.

 مدیریت سیستم

برای پیکربندی تنظیمات سامانه مدیریت پروژه زرافه، بر روی گزینه «مدیریت» مطابق شکل زیر (بالای صفحه سمت چپ) و سپس بر روی گزینه «مدیریت سیستم»، کلیک نمایید.

 

 

 

در این نوار جدید، شما می‌توانید نام سامانه خود را انتخاب کنید – این اسم می‌تواند اسمی از سازمان‌ها (شرکت / بخش / اداره) باشد، اسمی از پروژه یا هر چیز دیگری که شما می‌خواهید.

توجه کنید که ایجاد هرگونه تغییری ذر این بخش باعث تغییر در کل سامانه خواهد شد


 

 تنظیمات ایمیل

در تب ایمیل، شما می‌توانید یک ایمیل عمومی برای سامانه خود تنظیم نمایید تا از طریق آن اطلاعات لازم مانند زمانی که به کاربری فعالیتی اختصاص داده شود و یا وقتی آن‌ها به‌عنوان بخشی از پروژه انتخاب شده‌اند، برای کاربران سامانه ارسال شود.

توجه: در صورت عدم تغییر در این بخش، ارسال اطلاعات از طریق ایمیل با اطلاعات پیش فرض انجام می‌شود.

  • وضعیت: در صورت تمایل به ارسال اطلاعات از طریق ایمیل آن را در وضعیت on و در غیر این صورت در وضعیت off قرار دهید.

  • آدرس ایمیل فرستنده: در اینجا شما می‌توانید آدرسی را انتخاب کنید که به‌عنوان «فرستنده» ایمیل‌ها نمایش داده می‌شود. آدرس ایمیل فرستنده صرفاً جهت نمایش در ایمیل هست و نیازی نیست که آدرس ایمیل وجود داشته باشد.

توجه: به‌منظور بهبود عملکرد سرویس ایمیل لازم است که کاربران در مدیریت حساب که قبلاً توضیح داده شد، ایمیل خود را وارد کرده باشند.

ایمیل فرستنده به‌عنوان پیش فرض بر روی zarafe@aca.ir تنظیم شده است، اما می‌توانید آن را به Projectmanagement@yourcompanyname.ir تغییر دهید.

  • نام فرستنده: نامی است که شما می‌خواهید در ایمیل ارسال شده از طرف سامانه، نمایش داده شود.

  • نوع ایمیل: به‌صورت پیش فرض ایمیل‌ها از طریق سرور php ارسال می‌شود، در صورت نیاز برای ارسال ایمیل‌ها از طریق سرور SMTP خودتان، نوع ایمیل را smtp تنظیم نمایید.

  • سرور: در صورتی که نوع ایمیل خود را smtp انتخاب کرده‌اید، آدرس سرور SMTP خودتان را در این قسمت وارد نمایید.

  • نام کاربری / رمز عبور SMTP: به آیتم قبلی مرتبط می‌شود، اگر سرور خودتان را مشخص نکرده‌اید، خالی بگذارید.

نکته مهم: بر اساس قوانین اعمال شده به‌وسیله سیستم ایمیل و سرویس ارائه دهنده اینترنتان، ایمیل‌ها به‌صورت خودکار به‌وسیله نرم‌افزار به‌عنوان spam فرستاده می‌شود و مستقیماً به spam mailbox شما می‌رود. ما به شما توصیه می‌کنیم که اگر از سامانه ایمیلی دریافت نکردید، spam mailbox خود را چک کنید و ایمیل‌های فرستاده شده توسط سامانه را به‌عنوان ایمیل‌های واقعی در سیستم خود شناسایی کنید.

 مدیریت کاربران

شما به‌سادگی می‌توانید پروژه‌های خود را با کاربرهای مورد نیاز خود به اشتراک بگذارید.

برای انجام این کار، همان‌طور که در تصویر زیر نشان داده شده است. بر روی «مدیریت» و سپس بر روی «مدیریت کاربر» کلیک نمایید.

 

 

در این نوار جدید، شما می‌توانید تمام کاربرهای فعال ثبت شده بر روی برنامه کاربردی خود را مشاهده نمایید. همچنین می‌توانید همه کاربرها را ویرایش / اضافه / حذف کنید.

 افزودن کاربر

برای درج کاربر جدید مطابق شکل زیر بر روی لینک افزودن کاربر کلیک نمایید. در این قسمت لازم است اطلاعات مرتبط با کاربر مانند نام (username)، رمز عبور، نقش کاربر و ایمیل و پروژه‌های مرتبط با آن را وارد نمایید.

 

 

ویرایش کاربر

برای ویرایش اطلاعات هر کاربر مانند ایمیل، رمز عبور و... مطابق شکل زیر بر روی آیکون مداد کلیک نموده و تغییرات لازم را اعمال نمایید.

 

حذف کاربر

برای حذف کاربر موردنظر، مطابق شکل زیر می‌توانید با کلیک بر لینک X، آن را حذف نمایید.

 

 

نقش‌ها و مجوزها  (نوع کاربر)

در سامانه مدیریت پروژه زرافه، هر کاربر می‌تواند با یک مجوز (اختیار) خاص داشته باشد.

سامانه به‌صورت پیش فرض دارای 3 نوع نقش است:

  • مشتری (client): دسترسی آن بسیار محدود است تنها امکان مشاهده هدف‌ها / فعالیت‌ها، پیغام‌ها و فایل‌ها را دارند.

  • کاربر: (User) اختیار محدود – تنظیمات معمول برای مشارکت‌کنندگان، کسی که به مدیریت سامانه نیازی ندارد

  • مدیر (admin): بدون محدودیت دسترسی.

 

 

در این بخش، شما می‌توانید تمام نقش‌های موجود را مشاهده /اضافه / ویرایش / حذف کنید.

ویرایش نقش از طریق لینک قابل دسترسی است.

برای اختصاص یک نقش به یک کاربر، در قسمت ویرایش کاربر می‌توانید نقش کاربر را تغییر دهید. توجه داشته باشد که همه کاربران همراه با اختیارات مرتبط با نقششان ظاهر شوند.