آنچه داشبورد نرم‌افزار مدیریت پروژه باید انجام دهد

بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به امکان داشبورد مجهز هستند، اما این ویژگی در تمام آن‌ها یکسان نیست. به طور کلی داشبورد یک ابزار مهم برای پیگیری پروژه و وظایف گروه است و یک نرم‌افزار مدیریت پروژه باید این ابزار را در اختیار داشته باشد.

داشبورد متشکل از تعدادی نمودار و مقیاس از وضعیت عملکرد و پیشرفت پروژه است و با استفاده از آن می‌توان با یک نگاه کلی و گذرا وضعیت پروژه را دریافت. برخی ویژگی‌های مشترک را می‌توان برای این داشبوردها نام برد. همچون: به روز رسانی نسبت به وضعیت زمانی، استفاده از نمودارهای بصری، چارت‌های تعاملی، نمودارهای پویا و...

زمانی که قصد مدیریت پروژه خود را دارید باید دسترسی فوری به اکثر اطلاعات مرتبط را در آسان‌ترین راه داشته باشید. بنابراین دانستن انواع اطلاعاتی که در داشبورد مدیریت پروژه دیده می‌شود نیز اهمیت دارد.

انواع اطلاعات داشبورد:

• وضعیت پیشرفت پروژه
• وضعیت وظایف گروه
• خطرات و ریسک پروژه
• تغییرات پروژه
• فهرست وظایف شخصی
• وضعیت مالی
• و...

بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه داشبورد دارند اما اینکه به کدام دسته از اطلاعات دسترسی سریع داشته باشید به کاربر بستگی دارد

داشبوردهایی که اطلاعات پروژه را در لحظه و بدون نیاز به خروجی گرفتن در فرمت‌های گوناگون نشان می‌دهند، اطلاعات به روز تر و جدیدترین را نمایش می‌دهند و از آنجایی که اطلاعات آنها همواره به فعالیت‌های گروه متصل است، تازه و به روز است. اطلاعات این نوع از داشبوردها از طریق تلفن همراه یا اینترنت به‌راحتی قابل اشتراک‌گذاری است و می‌توان به‌سرعت به خلاصه‌ای از اطلاعات جمع آوری شده دست پیدا کرد.

از میان تمام کارکردهای داشبورد نرم‌افزار مدیریت پروژه، برخی اهمیت و ضرورت بیشتری برای کسب اهداف دارند که می‌توان به این موارد اشاره کرد:

بررسی هزینه‌ها

ممکن است بخواهید درباره بودجه پروژه دقت و بررسی بیشتری داشته باشید. نموداری برای این کار در داشبورد وجود دارد که می‌تواند بودجه و هزینه واقعی و برنامه ریزی شده پروژه را برای شما نمایش دهد.

برای هزینه‌های واقعی و برنامه‌ریزی‌شده، نمودار خلاصه‌ای از هزینه منابع و وظایف نشان می‌دهد و این هزینه با بودجه و هزینه‌ای که قبلاً برنامه‌ریزی‌شده بود مقایسه می‌شود.

این نمودارهای هزینه‌ای می‌توانند دائماً و مطابق با آخرین تغییرات، به‌روزرسانی و گزارش‌ها به اشتراک گذاشته و چاپ شوند.

وضعیت پیشرفت پروژه

همان‌گونه که بودجه واقعی را در مقابل بودجه برنامه ریزی شده مقایسه می‌کنید، می‌توانید وضعیت پیشرفت پروژه را نیز بررسی کنید. داشبورد نرم‌افزار به شما می‌گوید که چند درصد از پروژه انجام شده است و مقایسه‌ای نسبت به آنچه برنامه‌ریزی کرده بودید انجام دهید. در این شرایط اگر میزان پروژه انجام شده کمتر از حد پیش‌بینی‌شده در زمان مشخص باشد، باید نسبت به روند انجام کار تجدیدنظر صورت داد تا بتوان در نهایت و در تاریخ معین پروژه را به اتمام رساند.