چالش‌های مدیریت پروژه‌های کوچک

دلایل بسیاری برای تمایل به مدیریت پروژه گروه‌های کوچک وجود دارد. اغلب پروژه‌های این گروهها به زمان کمتری نیاز دارند و کم‌تر پیچیده هستند و بدین ترتیب شما فرصت اثرگذاری بیشتری در آن‌ها دارید. علاوه بر این ارتباط و گروه سازی نیز در این جمع های کوچک بهتر شکل می‌گیرد چراکه افراد کمتری برای هماهنگی با آن‌ها وجود دارد. اما با این حال چالش‌هایی نیز در پیش روی این گروه های کوچک وجود دارد که در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم.

نقش‌های اختصاصی کمتری وجود دارد

گروه‌های کوچک نیاز به سطح گسترده‌تری از مهارت دارند تا بتوانند عملکردهای مختلف خود را پوشش دهند. بدین ترتیب افراد متخصص با یک مهارت خاص، کم‌تر در این گروه‌ها هستند و تخصص بین افراد تقسیم می‌شود؛ بنابراین این مهارت‌های گسترده و نقش‌های متفاوت تنوع و رشد را برای افرادی که در گروه هستند ایجاد می‌کند و البته احتمال میرود با یک چالش نیز مواجه شوند؛ زمانی که عمق اطلاعات و دانش کم باشد ممکن است گروه به متخصصین خارج از تیم وابسته شوند. چرا که مسلماً دانش و تخصص فردی که برای یک رشته آموزش دیده عمیق‌تر و بهتر است.

نقش مدیر پروژه بیشتر نمایان هست

مدیر پروژه در گروه‌های کوچک وظایف زیادی برای انجام دادن دارد. مثلاً خرید و تدارکات، مذاکرات فروش، مدیریت قراردادها و... در گروه‌های بزرگ‌تر افراد بیشتری مسئولیت‌های مدیریتی دارند و وظایف مدیریتی تقسیم می‌شود. در این گروه‌های کوچک مدیر باید به خوبی از وضعیت مشتری و موضوع پروژه پیش از آغاز آن مطلع و از نظر ذهنی کاملاً برای اجرای پروژه آماده باشد.

مدیر پروژه نماینده و جانشینی ندارد

مدیر پروژه یک گروه کوچک تمایلی به این ندارد که برای خود جانشین و نماینده داشته باشد و امور مدیریتی نظیر جلسات، بررسی بازه زمانی، مدیریت اسناد و گزارش‌های پیشرفت پروژه بر عهده اوست و شرایط برای مدیری که خود عضو اجرایی پروژه نیز هست سخت‌تر هم می‌شود. برای حل این مشکل باید واقع بین بود و بررسی کرد که مدیر چه وظایفی را می‌تواند انجام دهد و وظایف و مسئولیت‌ها دقیقاً چیست و زمان کافی برای آن وجود دارد.

محدودیت منابع

مدیریت پروژه یک گروه کوچک می‌تواند با محدودیت منابع روبه‌رو شود و پروژه گروه از اولویت خارج شود و منابع و بودجه به پروژه‌های دیگر اختصاص یابد که این امر به‌تدریج بر روحیه اعضا تأثیر منفی خواهد گذاشت. چراکه هیچ کس نمی‌خواهد در گروهی کار کند که کارش مهم دیده نمی‌شود و اغلب افراد به دنبال همکاری با پروژه‌های بزرگ و با بودجه‌های گسترده هستند.