روش‌های نادرست استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه

۱۹ دی ۱۳۹۶ | ۱۰:۴۴ کد خبر: ۱۷ مقالات علمی در مورد مدیریت پروژه
تعداد بازدید:۳۶۱
استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه به نفع همه اعضای گروه است، بنابراین مسئولیت های آن نیز باید به صورت مشترک تقسیم شود.

انطباق سخت‌ترین بخش استفاده از یک نرم‌افزار، خصوصاً نرم افزار مدیریت پروژه است. افراد و کاربران معمولاً در قبال تغییر مقاومت می‌کنند، حتی اگر روش‌های قدیمی دیگر کاربرد نداشته باشد. به همین دلیل برخی شرکت‌ها استفاده از نرم‌افزار را کنار می‌گذارند و به جای آن یک نفر را استخدام می‌کنند تا مسئول به روز رسانی مدیریت پروژه باشد؛ اما این یکی از اشتباهات شرکت‌هاست. حتی ممکن است برخی شرکت‌ها مسئولیت استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را نیز بر دوش یک نفر بگذارند که این هم تصمیم نادرستی است.

نباید بار به روز رسانی نرم‌افزار مدیریت پروژه را بر دوش یک نفر گذاشت. پروژه یک کار گروهی و مشترک است و یک نرم‌افزار مدیریت پروژه خوب نیز به این نکته تأکید خواهد کرد و همکاری و هماهنگی و ارتباطات را آسان‌تر خواهد کرد؛ اما اگر مسئولیت نرم‌افزار بر عهده تنها یک نفر باشد، نرم‌افزار به یک ابزار برنامه‌ریزی تبدیل خواهد شد و تفاوتی با یک چک‌لیست آنلاین نخواهد داشت.

یکی از ادعاهایی که مطرح می‌شود این است که اگر یک نفر مسئول نرم‌افزار باشد، کار سریع‌تر پیش می‌رود تا اینکه تمام اعضا دسترسی به نرم‌افزار داشته باشند؛ اما در عمل این‌گونه نیست، چرا که این فرد باید با تمامی اعضای گروه در ارتباط باشد و از آن‌ها درباره آخرین تغییرات پروژه سؤال پرسد و سپس زمانی را برای ورود اطلاعات به سیستم و به روز رسانی نرم‌افزار اختصاص دهد. در همین حال اگر برای این فرد مشکلی پیش بیاید و نتواند وارد نرم‌افزار شود و چند روز به روز رسانی صورت نگیرد، عملاً نرم‌افزار بی‌فایده خواهد بود.

سود مشترک، مسئولیت مشترک

به روز رسانی نرم‌افزار مدیریت پروژه یک مسئولیت مشترک است و همه افراد باید زمانی را برای ورود اطلاعات خود اختصاص دهند. اغلب نرم‌افزارها نیز به دنبال آنند که این روند در سریع‌ترین و کم درد سرترین راه ممکن انجام شود. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به نفع همه اعضا نیز هست چراکه به روز رسانی اطلاعات آن‌ها سریع‌تر و دقیق‌تر خواهد بود. اگر استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه به بهترین و مفیدترین شکل صورت گیرد و همکاری میان اعضای با استفاده از آن به شکل مؤثر باشد، پروژه صرفه‌جویی مالی زیادی خواهد کرد؛ اما اگر مسئولیت آن را به یک نفر محدود کنید، سود و منفعت شرکت خود را نیز محدود کرده‌اید.

 

کلید واژه ها: نرم افزار مدیریت پروژهنرم افزار آنلاین مدیریت پروژهمدیریت پروژه


نظر شما :